Privacy- en cookieverklaring

Het onderstaande privacybeleid is van toepassing op alle sitebezoeken op www.seiso.nl en www.facilipoint.nl en opgesteld vanuit Seiso B.V. Boterwijksestraat 6 A te Oirschot en ingeschreven op KvK-nummer 17209323.

Versie: 01-06-2018 - versie 2

Wij respecteren de privacy van de bezoekers van onze website en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Hoe wij dit precies doen, en welke persoonsgegevens wij van u verzamelen voor welke doeleinden, kunt u hieronder lezen.

Het gebruik van persoonsgegevens

Bij het gebruiken van de website van Seiso B.V. verkrijgen wij bepaalde gegevens van u. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven, in het kader van de door u gevraagde dienst (bijvoorbeeld via het contactformulier of voor het aanmaken van een account), of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Wij zullen uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken, tenzij u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven of wij dit op grond van de wet of de overeenkomst mogen of moeten doen.

Doeleinden van gebruik

Om u optimaal van dienst te kunnen zijn, is het nodig dat Seiso B.V. in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens opslaat. Seiso B.V. gebruikt uw persoonsgegevens voor:

Het gebruik van onze website www.seiso.nl

• Met als doeleinde u van dienst te kunnen zijn in het gebruik van onze website (of een klacht in te dienen), kunt u ervoor kiezen om contact met ons op te nemen middels ons contactformulier. U vult daar uw Naam, Bedrijfsnaam (optioneel), E-mailadres, telefoonnummer en bericht in.

Dit formulier wordt 3 maanden op de online-omgeving bewaard, en daarna 3 jaar op onze e-mailserver. Indien u slechts eenmalig contact met ons op wilde nemen, dan kunt u ons altijd verzoeken uw ingevulde contactformulier eerder te laten verwijderen. Indien wij deze niet nodig hebben voor een andere grondslag (overeenkomst, abonnement afsluiten of indien u misbruik hebt gemaakt van het contactformulier), zullen wij u hierin kunnen voorzien.

• Hoewel geanonimiseerd, kunnen wij het gebruik van de website analyseren. Wij gebruiken dit voor het bepalen van strategie en beleid door middel van het verkrijgen van inzicht in het gebruik van onze website; Wij (of iemand anders) kunnen dit echter niet terugleiden naar u als gebruiker.
• Chatfunctie: om u snel van dienst te kunnen zijn bij vragen, kunt u op onze website gebruik maken van een chatfunctie. Hierbij zien wij het door u verstrekte e-mailadres, uw naam en de berichten die u typt in het scherm. Wij bewaren deze chats voor een periode van 3 jaar.

Inschrijven nieuwsbrief

Voor het verzenden van de nieuwsbrief verwerken wij uw geslacht, achternaam en e-mailadres. Deze gegevens verwerken wij alleen als u ons daar toestemming toe heeft gegeven. Deze gegevens zullen wij bewaren totdat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief of maximaal 1 jaar nadat wij u voor het laatst een nieuwsbrief hebben toegezonden.

Het gebruik van FaciliPoint (www.facilipoint.nl)

FaciliPoint is een gebruiksvriendelijk facilitair communicatieprogramma. Het kan worden gebruikt om de interne communicatie van verschillende gebruikersgroepen te stroomlijnen, vast te leggen en beheersbaar te maken. Als het ware is FaciliPoint een verzamelpunt van alle (facilitaire) communicatie.

We gebruiken uw persoonsgegevens om een overeenkomst met u na te komen en u onze Diensten te leveren, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of om uw vitale belangen te beschermen. Voorbeelden hiervan zijn:

• Om u toegang verstrekken tot deze online Diensten (met name zodat u berichten of bestellingen kunt plaatsen en beheren), in het kader van accountbeheer, het exploiteren, meten en verbeteren van onze Diensten, het veilig en operationeel houden van onze Diensten.
• Voor het verlenen van toegang tot onze applicatie-omgeving gebruiken wij een registratie en inlogportal. Hierbij wordt er gebruik gemaakt van een e-mailadres en vrij in te voeren wachtwoord. Wij hebben deze nodig voor de registratie in onze beveiligde online en om u hier te koppelen aan het juiste bedrijf om uw facilitaire communicatie te kunnen voorzien. Wij bewaren deze gegevens zolang uw account actief blijft middels abonnement.
• Om u toegang te geven tot onze berichten-, bestellingen-, wiki- en agenda- functies en overige functies.
• Om contact met u op te nemen over uw account, om problemen met uw account op te lossen, een geschil op te lossen, of anderszins om klantenservice te bieden.
  Wanneer we voor doeleinden zoals hierboven beschreven contact met u opnemen, kunnen we dat doen via e-mail, telefoon, Sms-berichten, post en interne mails binnen FaciliPoint.
• Om fraude, beveiligingsinbreuken of andere mogelijk verboden of illegale activiteiten te voorkomen, op te sporen, te onderzoeken of de gevolgen ervan te beperken.
• Om onze Gebruiksvoorwaarden, deze privacyverklaring of ander beleid, toepasselijke nationale wetgeving en eventuele overeenkomsten die we met u hebben uit te voeren.

We gebruiken uw persoonsgegevens om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen op voorwaarde dat uw rechten en vrijheden niet zwaarder wegen dan deze belangen. We hebben controlemaatregelen ingesteld om onze belangen af te wegen tegen uw rechten.
Deze omvatten:

• Onze Diensten verbeteren, bijvoorbeeld door informatie te bekijken over vastgelopen of gecrashte pagina's bij gebruikers, zodat we problemen kunnen opsporen en oplossen en u een betere ervaring kunnen bieden.
• Contact met u opnemen via e-mail, telefoon of post om uw mening te vragen door middel van onderzoek of vragenlijsten en u te informeren over onze Diensten, zoals toegestaan door toepasselijke wetgeving.
• Contact met u opnemen over zaken betreffende openbaar beleid of andere actuele evenementen, die verband houden met uw vermogen onze Diensten te gebruiken.
• De informatiebeveiliging van onze site en mobiele toepassingen bewaken en verbeteren.

Omschrijving van de persoonsgegevens

Voor bovengenoemde doeleinden zullen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

• NAW;
• Telefoonnummer;
• E-mail;
• Organisatienaam;
• Functie;
• Contractduur FaciliPoint;
• Geschreven berichten (vrije invoer gebruikers);
• Documenten indien deze persoonsgegevens bevatten;
• Bestellingen en de berichten daarin (vrije invoer gebruikers);
• Logging;
• Rapporten (in theorie naar een persoon herleidbaar);
• IP-adres;
• Browserinformatie;
• Mac-adres;
• Agenda-data invoer;
• Inloggegevens (gebruikersnaam of e-mailadres + wachtwoord) → gehasht

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in deze privacy- en cookieverklaring genoemde doeleinden te bereiken.

Vertrouwelijkheid & verstrekking aan derden

Wij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. De persoonsgegevens die wij via onze website verzamelen, verstrekken wij niet aan derde partijen voor direct marketing doeleinden van deze partijen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dat u hier voorafgaande toestemming voor heeft verstrekt, dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst of wij dit op basis van de wet of de overeenkomst mogen of moeten doen.

Gegevensbeveiliging

Seiso B.V. maakt gebruik van zorgvuldige veiligheidsprocedures voor de bescherming van de verwerkte gegevens, onder meer om te voorkomen dat onbevoegden zich onbedoeld toegang kunnen verschaffen tot deze gegevens. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens en dat de toegang tot uw persoonsgegevens afgeschermd is. Wij maken hiervoor in ieder geval gebruik van een TLS-verbinding, hierdoor worden uw gegevens middels encryptie verstuurd.

Functionele cookies

Vanuit onze hostingpartij wordt de cookie PHPsessionID meegestuurd, deze gaat na hoe lang een gebruiker aanwezig is op de website (= sessie). De cookie wordt automatisch weer verwijderd wanneer u onze website verlaat.

Analytische cookies

Volgens de Telecomwetgeving die in januari 2015 is aangenomen valt Google Analytics onder de uitzonderingen omdat dit cookie “geen of slechts geringe” inbreuk op de privacy maakt. Daarnaast is het cookie van Google Analytics een ‘first party cookie, dat wil zeggen dat het cookie op uw computer ‘seiso.nl’ in de bestandsnaam heeft en dat de gegevens officieel eigendom zijn van Seiso B.V. en niet van Google. Dit cookie wordt niet gebruikt voor advertenties of andere commerciële doeleinden.

Naast de Telecomwet is ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing. Het gebruik van Google Analytics is ook binnen deze wet toegestaan, mits het op de juiste manier wordt ingesteld. Het gaat daarbij om vier belangrijke voorwaarden.

1. Er is een verwerkersovereenkomst tussen Seiso B.V. en Google over de Analytics gegevens;
2. IP-adressen worden anoniem gemaakt zodat gegevens nooit naar u of uw IP-adres te herleiden zijn;
3. Het Analytics account van Seiso B.V. is zo ingesteld dat de informatie niet met anderen gedeeld mag worden;
4. De bezoeker wordt duidelijk geïnformeerd over het gebruik van Analytics en de mogelijkheid voor een ‘opt-out’.

Seiso B.V. voldoet hiermee aan alle wettelijke voorwaarden. Het Analytics cookie blijft 6 maanden geldig.

Opt-out voor Google Analytics

Als u het script van Analytics liever helemaal wilt blokkeren dan kunt u hier een opt-out plugin voor Google Analytics downloaden: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Met deze plugin telt uw bezoek niet meer mee in de statistieken van alle websites die Google Analytics gebruiken.

Google privacy statement

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op Uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (In het geval van Seiso B.V. zonder uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op hun servers. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u deze website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor de eigenaar van deze website (Seiso B.V) en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie alleen aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal Uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in Uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

Geen andere cookies

Op www.seiso.nl worden naast bovenstaande cookies, geen andere cookies gebruikt.

Uw wettelijke rechten

Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Dit kunt u doen door contact met ons op te nemen via ons contactformulier, ons een e-mail te sturen via info@seiso.nl of door telefonisch contact met ons op te nemen via 088 3100 200 op maandag tot en met vrijdag tussen 9.00 en 17.00 uur.

U heeft de volgende rechten:

• uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;
• inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben;
• het laten corrigeren van fouten;
• het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
• intrekken van toestemming;
• bezwaar maken tegen een bepaald gebruik;
• overdraagbaarheid van gegevens.

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacy- en cookieverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het verdient dan ook aanbeveling om deze policy geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Contactgegevens

Seiso B.V.
Boterwijksestraat 6 A
5688 HX Oirschot
Telefoon: 088 3100 200
E-mailadres: info@seiso.nl
Bankrekening: NL 96 RABO 017.70.18.283
KvK-nummer: 17209323
BTW-nummer: 8182.54.580.B01