Nulmetingen
Situatieschets
Bij de overdracht van de dienstverlening van de huidige schoonmaakdienstverlener naar de nieuwe dienstverlener ontstaat vaak een precaire situatie. Wordt die huidige dienstverlening op het juiste niveau overgedragen? Wordt het contract tot aan einddatum op het goede niveau uitgevoerd? Wat doe ik met achterstallig onderhoud? Wie draagt de kosten?
Een nulmeting geeft antwoord op bovenstaande vragen.
De metingen zullen worden uitgevoerd door gediplomeerde kwaliteitcontroleurs / kwaliteitsinspecteurs en de resultaten zullen worden verantwoord via overzichtelijke rapportages.
Waaruit bestaat een nulmeting?
Een nulmeting bestaat naar ons idee uit twee metingen. De eerste is bedoeld om de huidige stand van zaken te beschrijven betreffende de schoonmaakkwaliteit. De meting is bedoeld om vervuiling ontstaan door achterstallige periodieke werkzaamheden te beschrijven. Tijdens deze, vooraf met u geplande, opname zijn over het algemeen de betrokken partijen aanwezig.
De tweede meting is bedoeld om een opnamestaat te maken na het oplossen van eventueel achterstallig onderhoud door de vertrekkende partij. Deze opleverstaat kan meteen dienst doen als uitgangspunt voor de verdere continuering van de dienstverlening of verrekening van kosten door achterstallig onderhoud.
Wat gebeurt er tijdens een nulmeting?
Na opdracht zal Seiso een afspraak coördineren voor het uitvoeren van de nulmeting. Wij dragen zorg voor de uitnodiging van de schoonmaakbedrijven. Bij start van de controle noteren we de namen van de aanwezigen en geven we uitleg over de bedoeling van de controle. Hierin benoemen we dat er tijdens de controle gekeken gaat worden naar achterstallig onderhoud op het gebied van periodieke werkzaamheden. Dagelijkse vervuiling die aanwezig is wordt buiten beschouwing gelaten.
Elke ruimte wordt aan een controle onderworpen. De controleur kiest de ruimten en gaat de groep voor. Notities worden benoemd zodat de schoonmaakbedrijven direct op de hoogte zijn. De controleur bezoekt zoveel ruimten als nodig. In de praktijk betekent dit dat een controle stopt als er geen nieuwe aandachtspunten meer worden gezien in de verschillende ruimtesoorten (bureaukamers, sanitair en verkeersruimten).
De controleur draagt zorg voor de rapportage van de controle.
Rapportages
De rapportages zijn voorzien van een persoonlijke toevoeging van de controleur bij de betreffende controle. Seiso vult dit aan met een actielijst voor de betrokken partijen om zo vast te leggen dat acties en samenwerking in de loop van de tijd kunnen worden gevolgd. Daarna volgt een overzicht van de resultaten van de controle per categorie.
De rapportages geven aan op welke vlakken er afwijkingen zijn ten opzichte van het overeengekomen contract. Seiso zal vooral de periodieke werkzaamheden beschrijven en daarover conclusie trekken en aanbevelingen doen.
De rapportage geeft een aantal acties voor betrokken partijen om zodoende dienstverlening en kwaliteit te verbeteren, mocht dit nodig zijn.
Voordelen
De controle heeft als voordeel dat er consensus ontstaat tussen de drie betrokken partijen. Het vertrekkende schoonmaakbedrijf zorgt dat het de werkzaamheden volgens contract uitgevoerd worden en dat schoonmaak opgeleverd wordt zoals contractueel afgesproken. Er hoeven met het vertrekkende bedrijf geen verrekeningen meer plaats te vinden.
Mocht het vertrekkende bedrijf niet zorgen voor een goede oplevering dan kunt u met de rapportage van de nulmeting, zorgen voor een verrekening van de achterstand. Het nieuwe schoonmaakbedrijf kan een offerte maken op basis van het rapport van de nulmeting, voor het oplossen van de achterstallige werkzaamheden. Deze kosten kunt u verrekenen met de laatste nota van het vertrekkende bedrijf.
Voor het nieuw te starten schoonmaakbedrijf is er sprake van een goede basis op grond waarvan de nieuwe dienstverlening kan plaatsvinden. De huidige en toekomstige kwaliteit is direct toe te rekenen aan de nieuwe partij.
Interesse?
Overweegt u om nulmetingen door Seiso te laten uitvoeren? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
Heeft u vragen en/of opmerkingen over wat Seiso u te bieden heeft? In een persoonlijk gesprek gaan we graag in op uw situatie en lichten we met plezier toe op welke vlakken wij u van dienst kunnen zijn.
Bel ons voor een vrijblijvend advies op 088 3100 200 of vul het contactformulier in.